Wilt u uw afzendernaam aanpassen, andere adressen maken of meer zekerheid inbouwen dat uw e-mail niet verkeerd terechtkomt? Deze tips en tricks helpen u.
Afzender aanpassen
Een andere afzendernaam dan uw voornaam en achternaam komt soms beter uit. Waarom neemt u bijv. niet de naam van uw bedrijf of een professionele titel zoals Architect Jansens i.p.v. Eric Jansens . Hoe u de afzender aanpast, hangt af van uw mailapp of -account.
Outlook.com gebruikt uw profielnaam als afzendernaam. U past de naam aan in uw profiel via het profielicoon rechtsboven in Outlook.com . In Gmail kunt u de afzender aanpassen in de instellingen onder Accounts en import ; Mail verzenden als . U kunt zelfs meerdere afzendernamen configureren. Ook in de Android Gmail-app kunt u dit aanpassen ( https://bleakton.com/change-your-name-on-gmail/ ). In andere apps bijv. Outlook of iOS mail verandert u de naam in de instellingen.
Tip. Dit werkt niet voor Exchange-mailaccounts: daar legt de server uw afzendernaam vast.
Meer adressen maken
Stel, u nodigt uw klanten uit voor een event en u wilt ze laten antwoorden via een speciaal e-mailadres, of u wilt een apart helpdeskadres maken waar klanten terechtkunnen met technische vragen.
Nieuwe mailaccounts. U kunt aan extra adressen komen door nieuwe mailaccounts aan te maken, wat bijv. in Gmail en Outlook gratis kan. Die accounts kunt u toevoegen aan uw mailapp en zo instellen dat de berichten in aparte postvakken of in één groot postvak binnenkomen.
Tip. Ook in de webversie van Gmail kunt u andere accountstoevoegen ( https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=en ) – ook van andere providers.
Aliasadressen. U kunt ook aliassen maken: adressen die verwijzen naar uw bestaande adres, zodat berichten naar die adressen in uw gebruikelijke mailbox terechtkomen. Met een filter kunt u de berichten per alias markeren of in mappen sorteren. In Outlook.com kunt u willekeurig aliassen maken ( https://bit.ly/2Hmao1D ). In Gmail kunt u alleen een alias maken door willekeurig puntjes toe te voegen in het deel voor de @ of er met het plusteken een deel bij te plakken. Bijv. als uw adres jan@gmail.com is, kunt u aliassen maken als j.a.n@gmail.com of jan+jaap@gmail.com .
Geen vergissingen
Stel, u moet belangrijke informatie doorsturen waarvan u niet wilt dat deze bij de verkeerde persoon terechtkomt. Hoe kunt u extra zekerheid inbouwen zonder direct naar encryptiediensten te moeten grijpen?
Enkele tips.
- Typ eerst de inhoud van uw e-mail en vul dan pas het e-mailadres in. Zo controleert u als het ware het adres net voor het verzenden.
- De ‘autocomplete’-functie die adressen aanvult als u enkele letters intikt, kan u op het verkeerde been zetten, bijv. bij meerdere contacten met dezelfde voornaam. Check zorgvuldig of u de juiste persoon kiest en haal verwarrende namen uit de lijst (bijv. in Outlook : https://bit.ly/2AUAiDm ).
- Stel een vertraging in voor e-mailverzending. Als u op Verzenden klikt, krijgt u zo nog enkele tientallen seconden de tijd om het bericht tegen te houden. In Outlook gaat dat via een e-mailregel ( https://bit.ly/2zjsXyV ). In Gmail en Outlook.com kunt u de uitsteltijd configureren.
